So können Managed Print Services die digitale Transformation unterstützen.

Es ist längst weithin bekannt, dass es sich bei der digitalen Transformation um ein topaktuelles Thema handelt, das Unternehmen jeder Größe in allen Branchen erreicht hat. Dabei ist jedoch – wie bei vielen Schlagwörtern – in Unternehmen nicht immer ganz klar, was unter digitaler Transformation zu verstehen ist.

Am besten lässt sich die digitale Transformation vielleicht als einen Prozess beschreiben, bei dem Unternehmensaktivitäten und -modelle neu definiert werden, um digitale Technologien optimal zu nutzen, und dem somit eine zentrale Rolle im Unternehmen verliehen wird.

So lassen sich beispielsweise mit Hilfe von Business Intelligence-Software Chancen erkennen und Trends absehen oder mit Apps, dem Internet und sozialen Medien ein direkter Kontakt zu Kunden herstellen. Auch könnte die Zusammenarbeit Ihrer Teams durch Nutzung der Vorteile digitaler Technologien transformiert werden und neue Services könnten geschaffen werden, die alte Märkte aufrütteln. Im Grunde könnten all diese Beispiele zutreffen.

Die digitale Transformation kann jedoch auch die Umstellung von Workflows bedeuten, wobei herkömmliche papierbasierte Prozesse in die digitale Welt überführt und für mehr Effizienz automatisiert werden, damit Unternehmen Informationen effektiv nutzen können. Dabei werden häufig Formulare in Papierform durch digitale Versionen ersetzt, bei denen Daten direkt in eine Backend-Datenbank überführt oder papierbasierte Dokumente gescannt und in Dokumentenverwaltungssystemen gespeichert werden, so dass sie sich leichter durchsuchen, teilen und revidieren lassen.

Prozesse, mit denen sich Kundeninformationen nur schwer auffinden und gute, hilfreiche Daten sich nur schwer gewinnen lassen, können durch digitale Prozesse ersetzt werden, die eher eine Unterstützung darstellen, als dass sie lästig sind. Laut einer aktuellen, von HP Inc. finanzierten IDC-Umfrage gaben 65 % der Wissensarbeiter an, dass die Implementierung digitaler Workflows, Automatisierung und Optimierung von Zusammenarbeit, Weiterleitung und Genehmigung zu Zeiteinsparung, gesteigerter Produktivität und einer Verringerung von Fehlern führte. 59 % der Wissensarbeiter im Rechtswesen, der Sicherheits- oder Compliance-Branche erklärten, dass die Zeit zur Sicherstellung von Compliance und Risikosenkung reduziert wurde.

Warum denken jedoch Beschäftigte in hochgradig regulierten Branchen, wie etwa Finanzdienstleister, dass es sich bei der digitalen Transformation um eine Party handelt, zu der sie nicht eingeladen wurden?

Aufgrund der Abhängigkeit von papierbasierten vorhandenen Systemen stellt ein derartig radikales Umdenken nicht nur eine Herausforderung, sondern potenziell auch eine Bereicherung dar. Anhand spezifischer Vorschriften wird geregelt, welche Dokumente wie lange gespeichert werden müssen, und wichtige Informationen sind häufig isoliert, was einen Gesamtüberblick über den Kunden und dessen Bedürfnisse erschwert. Finanzdienstleister können durch Daten profitieren, werden jedoch von papierbasierten Workflows ausgebremst. Es ist nicht so, dass sie für eine Welt ohne Papierversion nicht bereit sind. Doch selbst wenn Vorschriften digitale Prozesse und Workflows zulassen, haben Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sicherheit noch Kunden, die alles auf die gewohnte Art und Weise abwickeln möchten. Wenn man all dies bedenkt, überrascht es kaum, dass in einer aktuellen Umfrage von QuoCirca 30 % der befragten Unternehmen Drucken als für ihre Unternehmensprozesse kritisch erachteten. Bei den Finanzdienstleistern lag die Zahl immerhin bei 73 %. Dadurch wird die digitale Transformation schon etwas schwieriger.

Schwierig, aber nicht unmöglich, wenn man auf Managed Print Services (MPS) zurückgreift. MPS-Anbieter wie HP verstehen, dass Dokumente in Papierform bei Finanzdienstleistern nach wie vor erforderlich sind und dass Unternehmen in reglementieren Branchen Prozesse und Workflows benötigen, die sowohl einen digitalen als auch einen papierbasierten Ansatz unterstützen.

Die Experten von MPS-Anbietern, die in den relevanten rechtlichen und regulatorischen Fragen bewandert sind, können Ihre Prozesse und Workflows analysieren und Sie beraten, wie bei der Digitalisierung vorzugehen ist, was digitalisiert werden kann und was weiterhin in Papierform vorliegen muss. MPS-Anbieter können Sie bei der Integration von Druck- und digitalen Dokumenten in Systeme unterstützen, die sämtlichen Anforderungen gerecht werden, um elektronische Kopien eindeutig, identifizierbar und manipulationssicher zu machen, während gleichzeitig die richtigen Unterlagen zum Kopieren, Speichern und Vervielfältigen von Informationen vorhanden sind.

MPS-Anbieter verfügen zudem über die nötige technische Expertise und Erfahrung im Dokumenten-Management und liefern Multifunktionsgeräte, die Dokumente scannen und in das Archiv weiterleiten oder spezielle Anwendungen, die Dokumente maschinenlesbar und teilbar machen, was Revisionen erheblich erleichtert. Durch die Integration in das Dokumentenmanagement, in Business Intelligence- und CRM-Systeme können befugte Mitarbeiter bei Bedarf sofort auf Kundeninformationen zugreifen, wobei ein hohes Maß an Sicherheit und Compliance gewährleistet wird. Dank digitaler Genehmigungsprozesse müssen Sie nicht mehr drucken, um die Genehmigung aller Beteiligten einzuholen.

Diese Vorgehensweise kann sich für Finanzdienstleister auszahlen, da wesentliche Informationen so sowohl leichter zugänglich als auch sicherer werden. Wenn sich alle Kundendaten leichter auffinden und anzeigen lassen, gestalten sich Überprüfungen zur Einhaltung von Richtlinien einfacher und möglicher Betrug lässt sich einfacher entdecken. Digitale Workflows schaffen auch Abhilfe bei unnötiger Dokumentenredundanz, so dass Kunden nicht mehr um Informationen gebeten werden, die sie bereits bereitgestellt haben, und Dienstleister Dokumente nicht mehr länger als erforderlich aufbewahren müssen. Zudem hat dieser Ansatz eine Verringerung der Papierverschwendung und von Dokumentspeicherplatz und -kosten zur Folge. Gleichzeitig müssen weniger Formulare erneut ausgefüllt werden, weil die Handschrift des Kunden unleserlich oder ein Abschnitt unvollständig ist.

Die Einführung von MPS birgt auch eine Reihe praktischer Vorteile. Dank sicherem Wireless-Druck über Smartphones und Tablets können Mobilgeräte einfacher in Workflows integriert werden, so dass Teams mit beliebigen Tools arbeiten können, die ihnen zur Verfügung stehen. Durch Pull-Printing-Funktionen wird sichergestellt, dass Druckaufträge nur bei Authentifizierung am Drucker durchgeführt werden. So müssen sensible Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach landen, wo sie von jedem mitgenommen werden können, der am Drucker vorbeigeht. Darüber hinaus gestalten MPS das Drucken komfortabler. Dank Follow-Me-Druckfunktionen können Mitarbeiter einen Druckauftrag etwa von ihrem Desktop-PC oder Notebook starten und – nach Authentifizierung – von einem beliebigen Drucker im Netzwerk abholen. Für ein Kunden-Meeting erforderliche Dokumente können am Drucker in der Nähe des Sitzungsraums ausgegeben werden.

Durch die Kombination aus Kosteneinsparungen, Sicherheit, praktischen Vorteilen und neuen digitalen Workflows können sich MPS als leistungsstarker Katalysator bei der digitalen Transformation in der Finanzdienstleistungsbranche erweisen, da die Einhaltung von Richtlinien in Unternehmen beim Übergang in eine neue Ära weiterhin sichergestellt ist.