HP Story: 01. Juli 2010

Managed Print Services: Steuerung des Druckoutputs

it management, Juni 2010

Managed Print Services (MPS) versprechen eine kontrollierte, bessere Druckumgebung, die weniger Kosten verursacht. Über die Vorteile einer solchen Lösung, die viel Einsparungspotenzial bietet, sprach itmanagement-Herausgeber Ulrich Parthier mit Susanne Braun, Leiterin Managed Print Services bei Hewlett-Packard.


Ulrich Parthier: Analysten wie etwa von IDC oder der Photizo Group sind sich einig, dass HP und Xerox die beiden führenden Anbieter im Managed Print Services Segment sind.Wie will HP sein Geschäft hier weiter ausbauen?

Susanne Braun: Die Photizo Group sieht HP mit einem Marktanteil von 35 Prozent vor Xerox mit 29 Prozent. Dies ist für HP natürlich ein sehr positives Ergebnis, aber keinesfalls ein Grund, sich auf seinen Lorbeeren auszuruhen. Wir investieren massiv in diesem Segment und bauen unser Service- und Lösungsangebot kontinuierlich aus. Wir verfügen über ausgezeichnete Referenzen in diesem Segment, zum Beispiel Bayer, Nestlé, Hapag-Lloyd, Disney, Caritas, Sparkassen und Kommunen. Der Managed Print Services Markt hat laut Photizo Group eine Größe von 20,3 Milliarden US-Dollar und er wächst stetig. Laut einer Quocirca Studie („The Evolving MPS Landscape“, Oktober 2009) setzen nur 20 Prozent aller Unternehmen überhauptManaged Print Services ein – an diesen Zahlen sieht man deutlich, welches enorme Wachstumspotenzial in diesem Markt steckt.

Ulrich Parthier: Warum sollten Unternehmen in Managed Print Services (MPS) investieren? Welche Vorteile ergeben sich für Firmen, denn zunächst müssen sie erst einmal investieren?

Susanne Braun: Das HP-Leistungsspektrum reicht von der Analyse bis zur langfristigen Weiterentwicklung von Leistungen bis hin zur optimalen Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten. Sowohl die Verbrauchsteileversorgung als auch die Wartung ist automatisiert, so dass sich alle Drucker automatisch melden, wenn Verbrauchsteile beziehungsweise eine Wartung benötigt wird. Dadurch lässt sich die ITAbteilung deutlich entlasten und die Effizienz der Mitarbeiter erhöhen. Den schnellsten ROI zeigt daher auch die Optimierung der Infrastruktur, am nachhaltigsten ist aber der durch verbesserte Arbeitsabläufe erzielte ROI. Daher bietet HP Lösungen für die Verbesserung von Arbeitsabläufen als Bestandteil von MPS-Verträgen an. Manche Unternehmen erzielen hiermit den ROI bereits in weniger als zwölf Monaten.

Ulrich Parthier: Können Unternehmen neben Druck- auch Energiekosten durch die Implementierung vonMPS-Lösungen einsparen? Wie hoch können die prozentualen Einsparungen liegen?

Susanne Braun: Insgesamt können Unternehmen auf Basis unserer Kalkulation durchschnittlich 30 Prozent Kosten einsparen. Neben den reinen Druckkosten gehören dazu auch niedrigere Energiekosten. Die Caritas hat durch die Implementierung eines MPS-Systems über die Vertragslaufzeit hinweg beachtliche 30.000 Euro allein an Energiekosten eingespart. Aber auch indirekte Kosten wie die Lagerkosten für Zubehör oder für das Bestellwesen lassen sich deutlich senken. Der Grund dafür: Das System bestellt automatisch das benötigte Zubehör, wie Tonerkartuschen und Tintenpatronen, die Lagerhaltung entfällt dadurch – die manuelle Bestellung entfällt komplett. Darüber hinaus kann durch die Einführung einer MPS-Lösung auch die reine Anzahl des gedruckten Papiers signifikant reduziert werden. Da die Herstellung von Papier im Rahmen der CO2-Emissionen der größte einzelne Posten ist, können Unternehmen ihre Umweltbilanz in diesem Punkt deutlich verbessern. The Walt Disney Company reduzierte in der US-Zentrale die Anzahl seiner Ausdrucke um 1,5 Millionen Blatt, seinen Energieverbrauch um 18 Prozent und dadurch seine CO2-Emissionen in drei Jahren um 226.800 Kilogramm (Papier) beziehungsweise 184.615 Kilogramm (Energie).

Ulrich Parthier: Gibt es Unternehmenssegmente wie Groß- oder mittelständische Unternehmen und präferierte Branchen, die MPS einsetzen und entsprechende Kosteneinsparungen erzielt haben? Wenn ja, in welcher Höhe bewegen sich die Einsparungen und wie sieht ein ROI aus?

Susanne Braun: Es gibt eine Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen, die unsere MPS-Lösungen bereits einsetzen. In jüngster Zeit gehören dazu der Disney Konzern, Nestlé (in verschiedenen Ländern, darunter Deutschland und Italien),Hapag-Lloyd, sowie diverse Städte und Kreise. Auch eine Reihe von Sparkassen und Volksbanken haben sich für unsere Services entschieden. Die Zahl der MPS-Anwender steigt kontinuierlich. Die Höhe der Einsparungen ist unterschiedlich, prozentual sparen Unternehmen durch den Einsatz von Managed Print Services durchschnittlich 30 Prozent. Aber selbstverständlich gibt es auch konkrete Beispiele für Kosteneinsparungen. Die Sparkasse Paderborn spart beispielsweise allein an Druckkosten knapp 60.000 Euro pro Jahr ein. Die Volksbank Offenburg und die Sparkasse Trier reduzierten ihre Druckkosten um jeweils 20 Prozent.

Ulrich Parthier: Partner sind auch in diesem Markt der Schlüssel zum Erfolg. Gibt es noch Kunden, die sie direkt betreuen oder läuft alles über den indirekten Kanal (circa Zahlen nennen oder die prozentuale Gewichtung)?

Susanne Braun: Je nach Kundenwunsch und den jeweiligen Anforderungen beziehungsweise Bedürfnissen entscheiden wir, welche Vertrags- und somit Betreuungskonstellation wir anstreben.  Grundsätzlich sind alle Kunden HP sehr wichtig.Wir wollen allen Kunden die bestmögliche Betreuung zukommen lassen. Dazu gehört natürlich auch die Betreuung durch Partner, die wir sehr genau auswählen. Letztlich möchten wir, dass unsere Kunden zufrieden sind und unsere Partner sind ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie.

Ulrich Parthier: Wie sehen die Unterschiede zwischen MPS und den von Partnern angebotenen Smart Printing Services (SPS) aus?

Susanne Braun: Unter dem Begriff Managed Print Services verstehen wir grundsätzlich das Angebot für Komplettservices im Output-Management. SPS ist ein Serviceangebot was über unsere Vertriebspartner angeboten wird. Bei SPS kann der HP-Partner entscheiden, ob er als Generalunternehmer auftritt oder das Vertragsmanagement bei HP belässt. Bei HP MPS tritt HP als Vertragspartner gegenüber dem Kunden auf.

Ulrich Parthier: Bietet HP spezielle MPS/SPS-Lösungen für vertikale Märkte an?

Susanne Braun: Jede MPS- oder SPS-Lösung ist einzigartig auf die jeweilige Kundenstruktur zugeschnitten. Häufig führt HP bei den Unternehmen eine genaue Analyse der gegenwärtigen Situation durch, stellt den Bedarf an Hardware, Software und Services fest und entwickelt auf Basis dieser Daten eine auf das Unternehmen zugeschnittenes Service- und Lösungskonzept. HP hat in den letzen Jahren stark in die Lösungen für horizontale und vertikale Segmente investiert. Dazu gehören unter anderem der Banken- und Finanzsektor ebenso wie der Gesundheitssektor, die Fertigungsindustrie, Bildung (besonders Universitäten) und Behörden. Beispielhaft sei hier die Lösung für die automatisierte Bearbeitung von Lieferscheinen für die Fertigungsindustrie genannt oder unsere Korrespondenzlösung für Versicherungen. Die beiden genannten Lösungen helfen einerseits die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen, andererseits senken sie die Kosten für die Dokumentenverarbeitung.

Ulrich Parthier: Wie geht HP an Unternehmen heran, die über eine heterogene Print-Struktur mit langfristigen Verträgen anderer Hersteller (etwa Ricoh, Xerox etc.)?

Susanne Braun: Zum einen sind die Unternehmen heute in ihrer Vertragsgestaltung sehr viel flexibler geworden. Andererseits müssen aber die Maschinen nicht komplett ausgetauscht werden, denn HP kann auch Umgebungen verwalten, die heterogen aufgestellt sind.

Ulrich Parthier: Kopierer-Hersteller als Wettbewerber bieten seit Jahren Services an – wie schätzen Sie diese Wettbewerber ein?

Susanne Braun: Aus unserer Sicht sind die Anforderungen der Kunden gegenüber den klassischen Services der Kopierer-Branche wie Wartung sowie Toner- und Papierversorgung wesentlich anspruchsvoller geworden. HP hat in den letzten Jahren daher ein umfassendes Lösungs- und Serviceportfolio entwickelt, was dem Kunden weitaus mehr Effizienz- und Kosteneinsparpotenziale bietet. Beispielhaft lässt sich hier die Integration mobiler Endgeräte wie BlackBerry Smartphones in die Druckumgebung über die HP ePrint Enterprise Mobile Solution nennen.

Ulrich Parthier: HP hat im vergangenen Jahr die MPS Payback Garantie eingeführt. Was war der Grund dafür?

Susanne Braun: Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrungen im MPS-Bereich und den daraus resultierenden Einsparungen für unsere Kunden haben wir uns entschieden, einen Schritt weiterzugehen. Die Payback-Garantie zeigt den Kunden unser Commitment, Einsparungen erzielen zu können.

Ulrich Parthier: Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht die berechneten Einsparungen erzielt und die Payback-Garantie in Anspruch nimmt?

Susanne Braun: Sollte der Kunde nicht die prognostizierten Reduzierungen erzielt haben, übernimmt HP die Differenz. Diese Differenz zwischen den berechneten und den realen Kosten wird von HP mit künftigen Rechnungen verrechnet. Die HP Managed Print Services Payback Garantie gilt für Hardware, Zubehör, Ersatzteile, Reparaturkosten, Dienst- und Arbeitsleistungen.

Ulrich Parthier: Sie versprechen 30 Prozent Einsparungen, wenn alle MPS-Prozesse eingeführt sind. Oder auch, wenn nur die Infrastruktur optimiert wurde? Sind diese Werte von unabhängigen Instituten bestätigt worden?

Susanne Braun:Die Prozentzahlen sind nur eine Richtlinie, aber unsere Erfahrungen haben bewiesen, dass diese Einsparungen möglich sind. Die genauen Einsparungen hängen immer von den jeweiligen Industrie und der genauen Druckumgebung ab.

Ulrich Parthier: Im letzten September gab HP die Ausweitung seiner Kooperation mit Canon bekannt. Wie sieht die Zusammenarbeit genau aus?

Susanne Braun: HP arbeitet bereits seit mehr als 25 Jahren mit Canon zusammen. Bislang kooperierten wir im Bereich Laserdrucker und -technologien. Das Ergebnis der verstärkten Partnerschaft ist eine deutliche Erweiterung des Produkt-und Serviceportfolios. HP nimmt somit eine einzigartige Stellung im Markt ein.

Ulrich Parthier: Besonders interessant werden Manaded Print Services, wenn sie sich nicht nur auf proprietäre Print-Tools beschränken, sondern sich in ITManagement-Lösungen integrieren lassen und so einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Auch die Integration von Papier und elektronischen Dokumenten in Geschäftsprozesse, die in der dritten MPS-Generation erwartet wird, bietet noch ungeahnte Möglichkeiten. Wie ist HP hier aufgestellt?

Susanne Braun: HP ist hier bestens aufgestellt. Vor circa zwei Jahren haben wir mit Exstream, heute: HP Exstream, ein Unternehmen gekauft, dass sich genau mit dieser Thematik beschäftigt. Mit Hilfe von HP Exstream können Unternehmen über eine einzige Anwendung unterschiedliche Materialien zur Kundenkommunikation erstellen. Die Applikation führt alle Schritte von der Design-Vorlage bis hin zum Versand der fertigen Briefe, Broschüren, Abrechnungen oder Verträge per Post, E-Mail oder SMS durch – und das unabhängig von Komplexität, Variabilität oder Output-Kanal. Auch unterschiedliche Dokumententypen wie High-Volume-, On-Demand und interaktive Dokumente sind abgedeckt. Außerdem integriert sich die Software problemlos in eine Vielzahl von Anwendungen, beispielsweise für das Customer Relationship Management (CRM), Enterprise-Content-Management (ECM), Business-Process-Management (BPM) sowieWeb-Applikationen oder SharePoint-Anwendungen und selbstverständlich auch SAP. Mit unserem MPS-Angebot und HP Exstream sind wir in der Lage, Unternehmensanforderungen entsprechend zu erfüllen.

Ulrich Parthier: Frau Braun, wir danken Ihnen für das Gespräch.

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