Comment les services d’impression gérés peuvent prendre en charge la transformation numérique

Tout le monde sait que la transformation numérique est d’actualité et concerne les entreprises de toute envergure dans chaque secteur d'activité. En revanche, le terme transformation numérique étant utilisé à toutes les sauces, sa définition peut paraitre floue.

Peut être pourrions-nous simplement dire qu’il s’agit d’un processus pendant lequel les activités et les modèles commerciaux sont redéfinis en vue de tirer le maximum de profit de la technologie numérique placée au cœur même de l’entreprise.

Cela pourrait impliquer une utilisation de logiciels et de services de Business Intelligence servant à détecter les opportunités et prévoir les tendances, ou une utilisation d’applications et des médias sociaux sur le Web pour établir une relation directe avec les clients. Cela pourrait aussi se traduire par une maitrise de la puissance des technologies numériques pour transformer la manière dont vos équipes collaborent, ou la création de nouveaux services qui révolutionnent les anciens marchés. En fait, la transformation numériques peut être tout cela en même temps.

Cependant, la transformation numérique peut aussi impliquer une transformation des flux de travail, convertissant les anciens processus utilisant du papier vers des processus numériques, les automatisant pour les rendre plus efficaces, et permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation des informations. Cela demande souvent le remplacement des formulaires papier par des versions numériques qui envoient directement les données à une base de données back-end, ou la numérisation et le stockage de documents papier dans les systèmes de gestion de la documentation, ce qui permet de les chercher, de les partager et de les vérifier plus facilement.

Les processus qui entravent la recherche d’informations relatives aux clients ou l’extraction de données pertinentes et utiles peuvent être abandonnés au profit de processus numériques qui aident au lieu de freiner. Selon une enquête IDC récente commanditée par HP inc., 65 % des travailleurs intellectuels affirment que l’adoption des flux de travail numériques, l’automatisation et l’optimisation de la collaboration, du routage et des autorisations, ainsi que le gain de temps augmentent la productivité et réduisent les erreurs. 59% des travailleurs intellectuels dans le domaine juridique, de la sécurité ou de la conformité constatent une réduction du temps demandé pour être conforme et réduire les risques.

Pourquoi les secteurs hautement réglementés, comme celui des services financiers, ont l’impression que la transformation numérique n’est pas pour eux ?

La dépendance aux anciens systèmes reposant sur le papier rend une remise en cause radicale aussi ardue qu’enrichissante. Des règlements spécifiques stipulent quels documents doivent être stockés et pendant combien de temps, ce qui fait en sorte que les informations clés sont souvent en silos et donc difficiles à évaluer pour déterminer les besoins des clients. Les entreprises de services financiers peuvent prospérer grâce à leurs données, mais les flux de travail reposant sur le papier les freinent. Ce n’est pas qu’elles ne sont pas prêtes pour un monde sans papier ; même si les règlements acceptent des processus et des flux de travail entièrement numériques, certains clients des entreprises de services financiers privilégient un traitement à l’ancienne. En réunissant tous ces éléments, nous ne sommes pas surpris qu’une enquête récente de QuoCirca démontre que, alors que 30 % des entreprises généralistes considèrent les documents imprimés essentiels à leurs activités, ce nombre monte à 73 % dans le domaine des services financiers. Cela met des bâtons dans les roues à la transformation numérique.

C’est difficile, mais pas impossible grâce à la Gestion des services de publication (GSP). Les fournisseurs de GSP comme HP comprennent qu’il existe toujours un besoin en documents imprimés dans le domaine des services financiers, et que les entreprises travaillant dans des secteurs réglementés ont besoin de processus et de flux de travail capables de prendre en charge à la fois des processus numériques et reposant sur le papier.

Ils peuvent vous mettre en relation avec des experts, c’est-à-dire des consultants hautement qualifiés en matière de questions juridiques et réglementaires, qui examineront vos processus et flux de travail et vous aviseront comment numériser ce qui peut être numérisé et prendre en charge ce qui doit rester sur papier. Les fournisseurs de GSP peuvent vous aider à intégrer les documents imprimés et numériques dans des systèmes conformes à toutes les règlementations afin de rendre les copies uniques, identifiables et sécurisées, comprenant un suivi enregistré de la copie, du stockage et de la reproduction des informations.

Les fournisseurs GSP disposent également de l’expertise pertinente en matière de gestion technique de documentation en vue de créer des solutions spécifiques à vos besoins, et de vous fournir des imprimantes multifonctions qui numérisent et envoient les documents dans des archives ainsi que des applications spéciales permettant de lire, partager et vérifier ces documents beaucoup plus facilement qu’auparavant. L’intégration au gestionnaire de documents, à la Business Intelligence et aux systèmes de gestion de la relation clients permettent aux employés autorisés d’avoir un accès instantané aux informations relatives aux clients lorsqu’ils en ont besoin, tout en restant conformes et sécurisés. Les flux d’approbations numériques signifient que vous n’avez plus besoin d’imprimer de document à être signé.

Cette méthode peut donner d’excellents résultats dans le secteur des services financiers en rendant les informations clés à la fois plus accessibles et plus sécurisées. Lorsqu’il est plus facile de trouver et de consulter toutes les informations sur un client, il est aussi plus facile d’en vérifier la conformité pour détecter des fraudes potentielles. Les flux de données numériques préviennent également une duplication inutile de documents ; les clients n’auront donc pas besoin de fournir des informations qu’ils ont déjà livrées et les prestataires ne devront pas conserver des registres ou une documentation plus longtemps que nécessaire. Un tel changement réduira donc le gaspillage de papier et les coûts relatifs à l’espace et au stockage des documents, tout en proposant aux clients une quantité réduite de formulaires à remplir de nouveau, leur écriture n’étant pas lisible ou le formulaire n’étant pas complet.

Adopter GSP offrent beaucoup d’autres avantages concrets. L’impression sans fil sécurisée depuis des téléphones intelligents et des tablettes permet d’intégrer les appareils mobiles dans les flux de travail pour que les équipes puissent travailler avec tous les outils à disposition. Les fonctionnalités d’impression en mode « pull » assurent que les tâches d’impression ne sont exécutées que lorsqu’il y a authentification à l’imprimante. Ainsi, aucun document confidentiel ne restera sur le plateau de l’imprimante où n’importe qui pourrait le prendre. GSP rend l’impression encore plus pratique. Par exemple, les fonctionnalités d’impression sécurisée permettent aux utilisateurs d’envoyer une tâche d’impression depuis leur ordinateur de bureau ou leur ordinateur portable et d’aller chercher les documents à n’importe quelle imprimante dès l’authentification réussie. Les documents nécessaires pour une réunion avec un client peuvent se ramasser à l’imprimante la plus proche de la salle de réunion.

Grâce à la combinaison d’économies de coûts, d’avantages en matière de sécurité et des nouveaux flux de données numériques, GSP peut se révéler un puissant catalyseur de transformation numérique dans le secteur des services financiers, en aidant les entreprises à s'engager dans une nouvelle voie tout en respectant les normes.