Pourquoi chaque entreprise a besoin d'une stratégie de gestion des services d'impression intelligente

Selon un sondage réalisé par le Ponemon Institute auprès de plus de 2 000 professionnels de la sécurité informatique, 60 % des personnes interrogées reconnaissent avoir probablement été victimes d'une violation de données liée à une imprimante connectée au réseau, et la plupart pensent qu’ils en seront victimes dans les 12 prochains mois.

Pourtant, seulement 34 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise dispose d'une procédure de restriction d'accès aux imprimantes présentant un risque élevé, notamment les documents papier imprimés. Ces lacunes flagrantes en termes de sécurité exposent les petites et moyennes entreprises en particulier à des attaques qui peuvent se révéler couteuses dans le meilleur des cas, invalidantes dans le pire des cas.

Jason O’Keefe, conseiller en sécurité d'impression HP, explique que la plupart des entreprises sous-estiment la vulnérabilité de leurs infrastructures d’impression. « La plupart des entreprises pensent ne pas avoir besoin de sécurité pour leurs infrastructures d’impression, et placent donc l’impression en dernière position dans leur liste des priorités en termes de sécurité », explique-t-il. « Nous leur présentons notre structure, qui propose jusqu'à 200 contrôles afin de nous permettre d’évaluer les vulnérabilités de l’infrastructure d’impression. Et, à partir de ce moment, il y a une prise de conscience et le ton change radicalement. Le scepticisme initial se transforme en incrédulité et crée un choc, ce qui ouvre la porte pour une discussion animée et franche. »

Une bonne stratégie de services d'impression commence par une évaluation des vulnérabilités. Selon Michael Howard, directeur des conseils en sécurité HP, la majorité des vulnérabilités liées à l’impression se résument à quatre facteurs : une technologie vieillissante ; des contrôles de sécurité qui ne sont pas mis en œuvre correctement ; des environnements fournisseurs hétérogènes ; et des environnements d'impression non gérés.

Saviez-vous que l’utilisation moyenne en entreprise est de six utilisateurs par imprimante ? Alors que les ordinateurs et les portables peuvent être verrouillés entre les utilisations, les imprimantes ne suivent pas les mêmes protocoles, ce qui engendre une vulnérabilité pour chacun des six utilisateurs. « La plupart des équipes chargées de la sécurité ne savent pas combien d’imprimantes sont connectées dans leur environnement. Cela peut représenter 5 000 périphériques, tous ouverts, » explique Michael Howard. « Quand vous pensez à l’omniprésence des impressions dans la plupart des entreprises, ce manque de sécurité proactive est choquant et effrayant. »

Une stratégie d'impression intelligente verrouille les imprimantes (comme le sont les ordinateurs), limite les privilèges administrateur, met en œuvre des consignes relatives aux noms d’utilisateur et aux mots de passe, et assure le contrôle. C’est indispensable pour créer de la visibilité, de la traçabilité et de la responsabilité.

« La visibilité est essentielle, » remarque M. O'Keefe. « Il est important de souligner également que la collaboration est un élément clé de l'efficacité. Pour obtenir les informations nécessaires à une sécurité solide, les entreprises doivent éliminer les frontières qui existent entre les administrateurs d'impression, les professionnels de la sécurité et le personnel responsable des audits en interne. Ces groupes doivent être disposés à travailler ensemble pour sécuriser une partie clé du réseau qui a été négligée pendant des années. »

Les entreprises peuvent également corriger leurs vulnérabilités liées aux impressions en veillant à :

• Mettre à jour régulièrement les micrologiciels
• Réduire les tâches administratives au sein de l’infrastructure d'impression
• Mettre à jour les éditions Express de leurs bases de données d'impression pour adopter les éditions Enterprise
• Mettre en œuvre des processus et de la documentation pour assurer la cohérence de la sécurité et pouvoir la mesurer
• Former les administrateurs d'impression pour les sensibiliser à la sécurité.

« La sécurité d'impression, au même titre que la sécurité de l'entreprise, est un processus continu, » selon M.Howard. « Par conséquent, il est essentiel de chercher constamment à l’améliorer grâce à des évaluations plus approfondies et des conseils d’experts. » L’évaluation permanente et approfondie est liée à l'importance de la gouvernance. En matière d’impression, la gouvernance devrait inclure la gestion des comptes utilisateurs (qui a accès à l'infrastructure d’impression), la conformité aux politiques de l'entreprise, la gestion des risques, la documentation relative à la sécurité et l’enregistrement des événements.

Une stratégie robuste repose sur de nombreux éléments. Pour la majorité des entreprises, et en particulier pour les petites et moyennes entreprises, la conception et l'exécution de ce type de stratégie en interne ne sont pas une option. Elles préfèrent consacrer leur temps et leur énergie à la gestion de l’entreprise. Une solution de qualité consiste à travailler avec des prestataires de services d’impression gérés, qui peuvent prendre en charge tous les détails pratiques et fournir le niveau de sécurité dont les entreprises ont besoin.

La première étape pour créer une stratégie d'impression intelligente est de poser des questions. Pour commencer, quelles sont les imprimantes dont notre entreprise a besoin ? Devons-nous choisir des imprimantes à jet d’encre ou laser ? Quelles sont les fonctionnalités d'impression dont nous avons besoin ? Pour répondre à ces questions, il est nécessaire de trouver le bon équilibre entre la fiabilité, le coût et la performance. Ensuite, les entreprises doivent prendre en considération la sécurité, la maintenance et l'assistance. Devons-nous gérer nos imprimantes en interne ou travailler avec un fournisseur ? Derrière cette question, il y en a plusieurs autres : Notre équipe informatique peut-elle gérer les problèmes d'imprimante ? La gestion en interne des services d'impression ne risque-t-elle pas d’être plus couteuse sur le long terme ? Pour les petites entreprises, la réponse est souvent oui.

Les entreprises qui choisissent un service d'impression gérée doivent déterminer quand envisager de signer un contrat et avec quel prestataire. Pour cela, elles doivent se poser les questions suivantes : Quels sont les services dont nous avons besoin ? Que comprend le contrat de niveau de service ? Quel sera son coût ? À quelle vitesse devrons-nous développer notre réseau d'imprimantes ? Comment notre stratégie d'impression devra-t-elle évoluer pour suivre notre croissance ?

Les dangers liés à des imprimantes non sécurisées connectées au réseau sont clairs, et les entreprises de toutes tailles doivent intégrer les services d'impression dans leur approche globale en matière de sécurité et de productivité. Heureusement, des fournisseurs de solutions peuvent s’en charger.