El futuro de las copiadoras revoluciona a los usuarios y las TI

01/16/2018Tiempo de Lectura 4 Min

Durante mucho tiempo, las copiadoras no han cumplido las expectativas de calidad de los equipos de oficina, pero esta industria ya no es lo que era. Cuando el abogado Chester Carlton inventó el proceso de copia a finales de los años 30, aún faltaban décadas para la llegada de internet y los ordenadores comerciales. En la actualidad, la tecnología digital está transformando el futuro de las copiadoras; las impresoras y copiadoras se han reinventado como terminales de datos y como activos de oficina.

La fusión entre copiadora e impresora

Las impresoras que utilizan técnicas de xerografía tradicionales son caras y difíciles de mantener. Además, las copiadoras tradicionales cuentan con múltiples partes móviles, que se pueden averiar con frecuencia y ser difíciles de reparar. Bienvenido a 2017, donde la tecnología de impresión y escaneado digital, como las A3 de HP, permiten que el equipo escanee y reproduzca documentos usando menos componentes lo que reduce el coste y mejora la fiabilidad. El futuro de las copiadoras se fusionará con las innovaciones de impresión modernas.

La necesidad de copiar documentos siempre estará ahí, pero las empresas cada vez necesitan capturar y gestionar más imágenes de sus documentos usando algún sistema de gestión documental. Cuando se fusiona las tecnologías de escaneo y copia se obtiene beneficios inmediatos. Moverse a una tecnología de escaneo que recopila la imagen de un documento al tiempo que la copia, permite que los usuarios conserven la imagen en un gestor de documentos, posibilitando su impresión más adelante. Los usuarios pueden añadir metaetiquetas en una imagen e, incluso, habilitar la búsqueda de texto en el documento (mediante la tecnología de reconocimiento de caracteres adecuada), sacando más partido al proceso de copia.

Control basado en la nube

Las copiadoras del futuro estarán más conectadas que nunca. Las copiadoras A3 suelen alquilarse con un servicio técnico que sustituye los consumibles y repara las averías. Cuanto mayor sea el gasto de mantenimiento, más alto será el alquiler para el usuario final, ya que los proveedores incluyen el coste en el contrato. Convertir la copiadora en un dispositivo conectado pone a disposición del cliente una combinación ganadora de menor coste y más tiempo de actividad.

Al conectar la copiadora a un servicio de control basado en la nube (básicamente, hacerla formar parte del internet de las cosas), un proveedor puede controlar el estado de sus componentes internos con todo detalle. A continuación, puede utilizar un software de diagnóstico predictivo back-end para detectar problemas antes de que afecten al servicio al usuario y enviar a un técnico en reparaciones para solventarlos. Este control de las copiadoras hace que avise a los proveedores cuando los consumibles estén a punto de agotarse. Tener una constante actualización del uso del tóner y el papel permite que el proveedor los reemplace cuando sea necesario, en lugar de analizar cifras anteriores para hacer estimaciones.

La seguridad como prioridad

Durante años, el negocio de las copiadoras e impresoras era conocido por su seguridad deficiente. La mayoría de copiadoras digitales empresariales tienen discos duros que almacenan copias de los documentos que reproducen. También almacenan una cantidad considerable de metadatos sobre esos documentos, con un valor incalculable para los intrusos. Antes, los ladrones de información solían saquear las papeleras de reciclaje para acceder a documentos confidenciales que los empleados descartaban. Actualmente, pueden registrar el disco duro de una copiadora introduciéndose directamente en la red de la empresa o accediendo a equipos retirados o previamente alquilados.

Antiguamente, la seguridad era el último elemento del diseño de las copiadoras, pero a medida que los ladrones de datos se vuelven más sofisticados, debe convertirse en una parte fundamental si se quiere que sigan siendo de utilidad para las empresas. Diseñar copiadoras desde cero con funciones de cifrado y borrado de datos incorporadas es parte de la responsabilidad de cualquier proveedor y un requisito obligatorio de cualquier cliente.

Tiempo de funcionamiento, seguridad, eficiencia y gestión del contenido… La tecnología ha evolucionado mucho desde los años 30 para mejorar estos procesos, sobre todo para eliminar los puntos débiles. Diseñada para los servicios de impresión gestionados, la innovadora tecnología de impresión y copia como la de las impresoras multifunción A3 de HP, supone un punto de inflexión en el flujo de trabajo de las oficinas.

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