Varför alla företag behöver ha en smart strategi för utskriftstjänster

I en studie av över 2 000 globala IT-säkerhetsutövare – utförd av Ponemon Institute – sa 60 procent av de tillfrågade att ett dataintrång som rört en nätverksansluten skrivare sannolikt inträffat, och de flesta tillfrågade förutsåg att ett dataintrång till följd av osäkra nätverksanslutna skrivare skulle inträffa inom de kommande 12 månaderna.

Men endast 34 procent av de tillfrågade sa att deras organisation har en rutin för att begränsa åtkomsten till skrivare med en hög riskfaktor, inklusive utskrivna dokument. Dessa påfallande säkerhetsluckor kan lämna i synnerhet små och medelstora företag sårbara för angrepp som i bästa fall är dyra och i värsta fall förödande.

Jason O’Keefe, HP Print Security Advisor, menar att de flesta organisationer underskattar hur sårbara de är genom sina utskriftsinfrastrukturer. ”De flesta företag tror inte att de behöver säkerhet för sina utskriftsinfrastrukturer, så skrivare hamnar långt ner på deras lista över säkerhetsprioriteringar”, förklarar han. ”Vi presenterar vårt ramverk, som har upp till 200 kontroller som vi utvärderar för sårbarhet i utskriftsinfrastrukturen. Plötsligt får de en helt ny syn på saken. Deras ursprungliga skepsis byts ut mot förvåning och chock, vilket öppnar upp för en mycket ärlig och livlig diskussion.”

En bra strategi för utskriftstjänster bör börja med en utvärdering av sårbarheterna. Enligt Michael Howard, HP Chief Security Advisor, beror de flesta utskriftsbaserade säkerhetssårbarheter på fyra faktorer: föråldrad teknik, att säkerhetskontroller inte implementeras korrekt, heterogena leverantörsmiljöer, och ej administrerade utskriftsmiljöer.

Visste du att genomsnittsorganisationen har omkring sex användare per skrivare? Stationära och bärbara datorer låses eventuellt när de inte används, men skrivare följer inte samma rutiner – så alla sex användare innebär sårbarheter. ”Många säkerhetsteam kunde inte säkert säga hur många skrivarenheter de har i sina miljöer. Det kunde finnas 5 000 enheter – alla öppna”, berättar Howard. ”När man tänker på hur ofta utskrifter görs i de flesta organisationer är bristen på proaktiv säkerhet både chockerande och skrämmande.”

Med en smart utskriftsstrategi låses skrivare (precis som datorer), administratörsbehörighet begränsas, riktlinjer för användarnamn och lösenord implementeras och övervakning utförs. Det här är viktigt för att skapa synlighet, spårbarhet och ansvarighet.

”Synlighet är av stor betydelse”, säger O’Keefe. ”Jag skulle också säga att samarbete är särskilt viktigt för effektiv utskriftssäkerhet. För att få de djupa insikter som behövs måste företag riva ner barriärerna mellan utskriftsadministratörer, säkerhetsproffs och intern granskningspersonal. De här grupperna måste vara beredda att arbeta tillsammans för att säkra en viktig del av nätverket som har varit förbisedd i flera år.”

Utöver det kan organisationer åtgärda sina utskriftsbaserade sårbarheter genom att:

• konsekvent uppdatera inbyggd programvara,
• minska administrationen inom utskriftsstrukturen,
• uppgradera skrivardatabaser från express- till företagsversioner,
• implementera processer och dokumentation för att göra säkerheten konsekvent och mätbar
• samt ge utskriftsadministratörer utbildning i säkerhetsmedvetenhet.

”Utskriftssäkerhet är precis som företagssäkerhet en pågående process”, säger Howard. ”Till följd av det är det avgörande att eftersträva konstant förbättring genom djupare utvärderingar och expertråd.” Djupare och pågående utvärderingar hör samman mad vikten av styrning. För utskrift bör styrning innefatta hantering av användarkonton (vem som har tillgång till utskriftsinfrastrukturen), efterlevnad av företagspolicyer, riskhantering, säkerhetsdokumentering och händelseloggning.

En stark strategi kräver en mängd olika komponenter. För de flesta företag, framför allt små till medelstora företag är det helt enkelt inte praktiskt att utforma och utföra strategin internt. De lägger hellre sin tid på att driva företaget. En bra lösning är att arbeta med MPS-leverantörer (managed print services), som kan hantera alla detaljer och tillhandahålla den säkerhetsnivå som företaget behöver för att fungera väl.

Steg ett i att skapa en smart utskriftsstrategi är att ställa frågor. Till att börja med: Vilken sorts skrivare är rätt för vår verksamhet? Ska vi välja bläck- eller laserskrivare? Vilka utskriftsfunktioner behöver vi? För att besvara de här frågorna behöver man balansera pålitlighet, kostnader och prestanda. Efter det bör företag tänka på säkerhet, underhåll och support. Ska vi hantera våra skrivare internt eller arbeta med en leverantör? Underordnat den här frågan finns andra frågor, till exempel: Är vår IT-avdelning utrustad för att hantera skrivarproblem? Kommer det att kosta mer att administrera utskriftstjänster internt inom företaget på lång sikt? För mindre företag är svaret på det här ofta ”Ja”.

Företag som väljer MPS bör tänka på när man ska överväga ett avtal, och vilken leverantör man ska arbeta med. För det behöver man ställa frågor som: Vilka tjänster behöver vi? Vad ska ingå i tjänstenivåavtalet? Hur mycket kommer det här att kosta? Hur snabbt förväntar vi oss att vårt skrivarnätverk kommer att växa? I och med att vi växer, hur behöver utskriftsstrategin ändras?

Farorna med oskyddade nätverksanslutna skrivare är tydliga, och företag av alla storlekar behöver göra utskriftstjänster till en del av sin övergripande strategi för säkerhet och produktivitet. Som tur är finns det lösningsleverantörer som hanterar grovjobbet.